Dateien, Zugriffe und Zuständigkeiten nachvollziehbar ordnen.
Gewachsene Ablagen werden so strukturiert, dass Dokumente gemeinsam nutzbar, Zugriffe verständlich und Zuständigkeiten nachvollziehbar werden.
Typische Ausgangssituationen
- 01Dokumente liegen in persönlichen Ordnern, E-Mails, Netzlaufwerken und Cloud-Ablagen gleichzeitig.
- 02Berechtigungen wurden über Jahre einzeln vergeben und sind kaum noch nachvollziehbar.
- 03Bei Übergaben ist unklar, wo der aktuelle Stand liegt.
- 04Mehrere Fassungen desselben Dokuments sind im Umlauf.
- Dateiablagen
- SharePoint
- OneDrive
- Projektablagen
- Berechtigungen
- Rollen
- Gemeinsame Bearbeitung
- Übergabeordner
- Dokumentation
- Bestandsaufnahme
- Strukturvorschlag
- Umsetzung und Übergabe
- Ersatz für interne Zuständigkeitsentscheidungen
- Rechts- oder Datenschutzberatung
- Blindes Übernehmen undokumentierter Alt-Systeme
Mögliche Ergebnisse
Vom Ist-Zustand zur verlässlichen Lösung
Bestand verstehen
Systeme, Zugänge, Anforderungen und bestehende Abläufe werden aufgenommen.
Zielbild festlegen
Umfang, Verantwortlichkeiten und gewünschtes Ergebnis werden klar definiert.
Umsetzung strukturieren
Die Lösung wird schrittweise eingerichtet, angepasst oder entwickelt.
Prüfen und übergeben
Funktionen, Zugänge und Abläufe werden kontrolliert und nachvollziehbar übergeben.
Weiterentwickeln
Bei Bedarf wird die Lösung betreut, erweitert oder optimiert.
Vorher und nachher — im direkten Vergleich
Regler ziehen oder Ansicht umschalten.
Die gewachsene Struktur wird geordnet: Konten werden zusammengeführt, Ablagen zusammengelegt.
Beispielhafte Ablagestruktur
Die gezeigten Bereiche sind neutrale Beispieldaten und bilden keine realen Kundenablagen ab.
- Projekt AlphaBearbeiten
- Projekt BetaLesen
- TeamablageBearbeiten
- VorlagenLesen
- ArchivLesen
Häufige Fragen
Antworten auf die Themen, die vor einem Projekt am häufigsten gestellt werden.
Beschreiben Sie kurz, was aktuell nicht funktioniert.
Sie erhalten eine erste Einordnung, welcher nächste Schritt sinnvoll ist – ohne unnötige Werkzeuge und ohne sofort ein Großprojekt daraus zu machen.